Open bar: cos'è e perché inserirlo nel tuo evento
L’open bar è una delle scelte più gettonate per eventi e feste aziendali che prevedono diversi partecipanti, e rappresentano un’occasione perfetta per sorprendere gli ospiti con servizio bar organizzato al meglio.
Ne hai sentito parlare ma vorresti saperne di più? Oppure hai già avuto modo di provare l’open bar a un matrimonio e ti piacerebbe capire come poterlo sfruttare in un evento aziendale?
In questo articolo ti aiuteremo a trovare le risposte alle tue domande, partendo dalla definizione per arrivare agli elementi più importanti in fase di organizzazione.
Open bar: cos’è
Il nome stesso dà un’esplicita indicazione di ciò di cui stiamo parlando. Open bar significa avere accesso illimitato all’area bar, ovvero a tutti i drink messi a disposizione, siano essi alcolici o analcolici.
Una distinzione però è doverosa. Si parla di “Open bar” quando vengono messi a disposizione amari, bottiglie di prosecco e i cocktail più diffusi, per prolungare l’offerta di un drink anche nel dopo cena o in momenti specifici dell’evento.
Diverso è, invece, il cosiddetto “American bar”, dove la varietà di bevande prevista è più ampia e il servizio è svolto da bartender professionisti, quindi potrai trovare anche una selezione di birre, super alcolici e cocktail più complessi.
Questa distinzione è fondamentale per capire l’offerta dei catering per le feste aziendali. Scegliere l’uno o l’altro tipo dipende da molti fattori, primo tra tutti il l’obiettivo dell’evento: se vuoi stupire, la presenza di bartender professionisti renderà la serata sicuramente più frizzante; se, invece, il fine è quello di accompagnare le ore successive a una cena aziendale e le chiacchiere tra gli invitati, il classico open bar permetterà di regalare una piacevole atmosfera agli invitati.
Come funziona un open bar
La versatilità è sicuramente la caratteristica che meglio descrive questo tipo di servizio, specialmente quando si parla di eventi aziendali.
Ogni occasione è unica, e si differenzia per obiettivi, invitati e attività: ecco perché anche le modalità di svolgimento dell’open bar possono essere diverse.
C’è, però, una caratteristica che accomuna ogni tipologia: la presenza di molta gente. Perché valga la pena di organizzare un open bar, infatti, gli ospiti devono essere in numero tale da permettere di abbattere i costi derivanti da una proposta illimitata di bevande.
Per un evento con un pubblico più ristretto esistono, in alternativa, formule che permettono alle aziende di offrire una buona scelta di drink ai propri invitati senza però proporre l’open bar, che non sarebbe sostenibile.
Al contrario, per grandi eventi aziendali questa formula è sicuramente la più apprezzata, grazie anche alla possibilità di concordare in diversi modi il prezzo dell’intero servizio. Vediamo le due proposte più ricorrenti.
1. Open bar a forfait
Particolarmente indicato per eventi che si svolgono in un arco temporale circoscritto, ad esempio al termine di una presentazione o di un ciclo di interventi. In questo caso viene considerato un costo forfettario a persona, dunque non vengono conteggiate le consumazioni.
Questo genere di accordo è, di solito, il più comune.
2. Open bar a consumazione
Suggerito per eventi con una durata più lunga, che si possono protrarre per tutta la giornata. In questo caso le consumazioni vengono stabilite distribuendo agli invitati dei tagliandi per usufruire del servizio.
In tal modo, le consumazioni possono essere controllate più facilmente dagli organizzatori, con la libertà di regolare la disponibilità di bevande e drink durante l’intero evento.
L’open bar a un evento aziendale
Dunque, come organizzare al meglio un open bar per il tuo evento aziendale? Ecco alcuni consigli e indicazioni che possono tornarti utili:
- raccogli informazioni dettagliate circa il numero effettivo di partecipanti all’evento. Questo particolare, come hai visto, è fondamentale per poter servire gli invitati nel migliore dei modi e anche per contenere i costi derivanti dal servizio;
- cerca di capire quali sono le categorie di partecipanti per poter prevedere la quantità e tipologia di bevande, alcoliche e analcoliche, che serviranno per soddisfare ogni loro richiesta. Una proposta troppo ricca farebbe inutilmente aumentare i costi, senza la sicurezza di soddisfare le aspettative degli invitati;
- scegli la tipologia di servizio più adatta all’evento, in base al mood che dovrà avere. L’errore più comune è, infatti, escludere l’idea di un open bar solamente perché l’incontro aziendale richiede uno stile formale: esistono soluzioni perfettamente adattabili anche ai contesti più istituzionali, ottimizzando il budget e aumentando la soddisfazione degli invitati;
- non dimenticare il cibo! Anche in un open bar, il servizio può essere accompagnato da stuzzichini e finger food per deliziare il palato dei tuoi ospiti.
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